Forretningsorden

Denne forretningsorden gælder for bestyrelsen i Dansk Selskab for Medicinsk Uddannelse.

1. Bestyrelsen

1.1  Bestyrelsen for Dansk Selskab for Medicinsk Uddannelse (DSMU) konstitueres i henhold til vedtægterne med en næstformand, kasserer, sekretær og webmaster. Formanden er valgt direkte på generalforsamlingen. Et bestyrelsesmedlem kan godt vælges til flere ansvarsposter dog kan formanden ikke også være kasserer. Valget sker ved simpelt stemmeflerhed blandt de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved det konstituerende møde. Funktionsperioden er frem til at bestyrelsen konstituerer sig, hvilket sker ordinært efter foreningens generalforsamling og ekstraordinært i forbindelse med indkaldelsen til et ekstraordinært bestyrelsesmøde.

1.2  Næstformanden træder i formandens sted ved formandens forfald til et bestyrelsesmøde eller ved varigt forfald frem til næstkommende ordinære eller ekstraordinære generalforsamling.

1.3  Forretningsordenen vedtages af bestyrelsen. Den gennemgås af bestyrelsen en gangårligt hvorefter den godkendes af den samlede bestyrelse. Forretningsordenen fastlægger retningslinjer for arbejdsdelingen i bestyrelsen.

1.4  Hvervet som bestyrelsesmedlem er personligt og der kan ikke gives møde ved suppleant. Afbud meddeles formanden og sekretariatet.

2. Indkaldelse af møde

2.1  Bestyrelsen afholder ordinært bestyrelsesmøde 4 gange om året. Derudover afholdes et konstituerende bestyrelsesmøde efter den årlige generalforsamling. Bestyrelsen fastlægger mødekalender for et år af gangen.

2.2  Der kan indkaldes til yderligere bestyrelsesmøder såfremt formanden skønner det nødvendigt eller på forlangende af tre andre bestyrelsesmedlemmer.

2.3 Formanden skal i samarbejde med sekretariatet sikre at alle medlemmer af bestyrelsen indkaldes rettidigt. Rettidig indkaldelse skal ske per e-mail med mindst 14 dages varsel. For sager af hastende karakter kan dette dog afkortes såfremt formanden skønner det nødvendigt.

2.4  Indkaldelse til bestyrelsesmøde skal indeholde dagsorden og eventuelt skriftligt materiale, som er nødvendigt for at vurdere og behandle emnerne på dagsordenen.

2.5  Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende emner:

1)  Opfølgning fra sidste møde

2)  Sæsonprogram; drøftelse af emner til kommende årsmøde, masterclass og andre arrangementer

3)  Selskabets økonomi

4)  Særlige sager til behandling

2.6  Lægeforeningens Fællessekretariat fungerer som sekretariat for bestyrelsen.

3. Afholdelse af møde

3.1  Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes forfald af næstformanden.

3.2  Bestyrelsesmøder afholdes som udgangspunkt ved fysisk fremmøde, men kan i særlige

tilfælde afholdes som telefon eller Skype konference efter formandens beslutning.

3.3  Alle beslutninger i bestyrelsen træffes med simpelt stemmeflertal blandt de fremmødte bestyrelsesmedlemmer. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Alle medlemmer skal være orienteret om de punkter der skal stemmes om.

3.4  Bestyrelsesmedlemmernes rejseudgifter og øvrige udgifter i forbindelse med hvervet afholdes af DSMU efter regler om godtgørelse af udgifter ved tjenesterejser i staten. Øvrige udgifter skal være besluttet på et bestyrelsesmøde eller godkendt af både formand og kasserer, i tilfælde af formandens øvrige udgifter af næstformanden og kassereren, eller i tilfælde af kassererens øvrige udgifter, af formanden og næstformanden.

4. Referat af møder

4.1  Sekretariatet sørger for at der udarbejdes referat af drøftelser og beslutninger på de ordinære bestyrelsesmøder. Af referatet skal det fremgå, hvem der har deltaget i mødet, hvad dagsordenen for mødet har været, og hvad beslutningerne i relation til hvert enkelt punkt på dagsordenen har været.

4.2  Referatet forhåndsgodkendes elektronisk af formanden og den faglige sekretær inden det udsendes til den øvrige bestyrelse.

4.3  Det forhåndsgodkendte referat udsendes elektronisk af sekretariatet til bestyrelsens medlemmer senest 14 dage efter bestyrelsesmødet.

4.4  Et bestyrelsesmedlem, der har været til stede ved et bestyrelsesmøde, og som er uenig i det referatførte, har ret til at få sin mening indført i referatet. Sådanne bemærkninger til et referat skal meddeles sekretariatet senest 14 dage efter modtagelse af referatet.

4.5  Såfremt bestyrelsesmedlemmerne ikke har indsendt kommentarer eller rettelser til et referat senest 14 dage efter modtagelse betragtes det som godkendt.

5. Bestyrelsens opgaver

5.1  Bestyrelsen varetager den overordnede og strategiske ledelse af selskabet jf. vedtægterne § 4.

5.2  Bestyrelsens opgaver efter vedtægterne indebærer blandt andet, at bestyrelsen skal sikre:

1)  At selskabets virksomhed er organiseret på en forsvarlig måde

2)  At selskabet til enhver tid har en hensigtsmæssig målsætning, strategi og forretningsplan

3)  At bogføring og regnskabsførelse foregår på en tilfredsstillende måde

4)  At bestyrelsen løbende modtager den fornødne rapportering om selskabets økonomi

5)  At selskabets kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt

6)  At sekretariatet udfører sit arbejde på passende måde og efter bestyrelsens retningslinjer

7)  At der afholdes generalforsamling jf. vedtægterne.

5.3  Bestyrelsen behandler efter behov og mindst én gang årligt følgende emner:

1) Bestyrelsens sammensætning
2) Målsætning, strategi og forretningsplan
3) Gennemgang og eventuelt ændring af vedtægter, forretningsordenen og årshjul
4) Aktivitetsudvikling og evaluering af arrangementer
5) Årsbudget og -regnskab

6. Bestyrelsens beslutningskompetence

6.1 Bestyrelsen behandler og træffer beslutning i alle spørgsmål, der efter selskabets forhold er af usædvanlig art eller stor betydning.

6.2 Ovenstående indebærer, at bestyrelsen træffer beslutning om blandt andet i følgende forhold:

1)  Selskabets målsætning, strategi og forretningsplan

2)  Væsentlig indskrænkning eller udvidelse af selskabets aktiviteter

3)  Årsregnskab med forslag til anvendelse af overskud eller dækning af underskud

4)  Budget for det kommende regnskabsår

5)  Selskabets kontraktaftaler med Lægeforeningens Fællessekretariat samt Forretningsstøtte

 

Ovenstående forretningsorden vedtaget på bestyrelsesmøde 24. maj 2018.